1) Tipe Data :
Tipe
data digunakan pada filed-field yang akan kita gunakan untuk membuat program
sederhana pada Ms.Access baik itu Ms.Access 2003, 2007 sampai 2010 yang
terbaru. Pada Ms.Access terdapat beberapa tipe data, di sini saya akan membahas
10 tipe data, penjelasannya sebagai berikut :
1. Text
Text digunakan untuk field
alfanumeric (misalnya nama, alamat, kode pos, dll), jadi tipe data text disini
memiliki banyak karakter dan karakter tersebut ialah 255 karakter pada setiap
fieldnya.
2. Memo
Tipe data memo sama halnya
dengan text, tetapi tipe data memo dapat menampung kurang lebih 64.000 karakter
untuk tiap fieldnya, tapi tidak bisa diurutkan/diindekskan.
3. Number
Tipe data Number dapat
digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk proses
perhitungan matematis (misalnya mengurangi, menambahkan, mengkali dan membagi
suatu bilangan)
4. Date/Time
Tipe data Data/time
digunakan untuk data yang berjenis tanggal, waktu atau penggabungan dari
tanggal dan waktu
5. Currency
Tipe data Currency yaitu
data dengan jenis number, hanya saja pada awal angka selalu disertakan symbol
currency default sesuai dengan regional setting yang digunakan, misalnya RP. $,
dll. Currency dapat menggunakan angka dengan 15 dgiit dibelakang desimal dan 4
digit sesudah desimal
6. AutoNumber
Tipe data Auto Number
adalah data yang tidak dapat kita isi secara manual melainkan ia terisi secara
otomatis oleh Access, baik secara menjumlah ataupun random (acak) , AutoNumber
biasanya digunakan untuk penomoran.
7. YES/NO
Tipe data Yes/No merupakan
tipe data dengan 2 pilihan saja yaitu Yes (1 atau Ture) dan No (0 atau False).
dan format yang tersedia adalah Yes/No, True/False, dan On/OFF
8. OLE
Object
Tipe data OLE Object
digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara
9. Hyperlink
Tipe data Hyperlink
digunakan untuk menyimpan alamat internet atau file yang ditunjukan melalui
alamat URL
10. Lookup
Wizard
Jika menggunakan tipe data
ini untuk sebuah field, maka bisa memilih sebuah nilai dari tabel lain atau
dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam combobox
2.RELATIONSHIP
Relationships adalah diagram yang menyatakan hubungan atau korelasi
antara satu field didalam suatu table dengan field pada table lainnya
berdasarkan kunci tertentu. Relationships umumnya digunakan untuk table-table
yang mempunyai hubungan tertentu, dimana pada table yang satu tersimpan field
primary key dan pada table yang lain terdapat field foreign key. Adapun foreign
key adalah field kunci yang boleh lebih dari satu record didalam table. Dengan
demikian, data pada masing-masing table dapat terkelompok sesuai dengan primary
key nya, sehingga tidak akan tertukar.
Jenis
relationships dibagi menjadi tiga, yaitu:
1. One to
One, yaitu satu record data pada suatu table dihubungkan hanya dengan satu
record data pada table lainnya.
2. One to
Many, yaitu satu record data pada suatu table dihubungkan dengan lebih dari
satu record data pada table lainnya.
3. Many to
Many, yaitu lebih dari satu record data pada suatu table dihubungkan dengan lebih
dari satu record data pada table lainnya.
3.PRIMARY
AND FOREIGN KEY
Primary Key adalah atribut (file) yang
dipilih untuk menentukan struktur storage pada organisasi file multi key,
adapun key lainnya disebut dengan secondary key. Pengertian lainya Primary Key
adalah suatu nilai dalam basis data yang digunakan untuk mengidentifikasi suatu
baris dalam tabel. Nilai dari primary key adalah unik. pengertian lain
Primary key :Salah satu atrribut dari candidat key dapat dipilih menjadi primary key dengan 3 kriteria sbb :
Key tersebut lebih natural untuk dijadikan acuan
Key tersebut lebih sederhana
Key tersebut cukup uniqe
Foreign Key adalah Sebuah kumpulan field dalam satu relasi yang digunakan untuk me“refer” (menunjuk) ke suatu baris (tuple) pada relasi yang lain (harus berkorespondensi dengan primary key pada relasi yang kedua), seperti: ‘logical pointer’. Sedangkan hubungan antara keduanya (primary key dan foreign key) di jelaskan sebagai berikut,“Primary Key” adalah field kunci / utama dari suatu tabel yang menunjukkan bahwa field yang menjadi kunci tersebut tidak bisa diisi dengan data yang sama, atau dengan kata lain Primary key menjadikan tiap record memiliki identitas sendiri-sendiri yang membedakan satu sama lainnya (unik).“Foreign key” adalah satu attribute yang melengkapi satu relationship yang menunjukan ke induknya, dengan kata lain keduanya saling berkaitan. pengertian lain ;
Foreign key : merupakan sembarang atribut yang menunjuk kepada primary key pada tabel lain.
Primary key :Salah satu atrribut dari candidat key dapat dipilih menjadi primary key dengan 3 kriteria sbb :
Key tersebut lebih natural untuk dijadikan acuan
Key tersebut lebih sederhana
Key tersebut cukup uniqe
Foreign Key adalah Sebuah kumpulan field dalam satu relasi yang digunakan untuk me“refer” (menunjuk) ke suatu baris (tuple) pada relasi yang lain (harus berkorespondensi dengan primary key pada relasi yang kedua), seperti: ‘logical pointer’. Sedangkan hubungan antara keduanya (primary key dan foreign key) di jelaskan sebagai berikut,“Primary Key” adalah field kunci / utama dari suatu tabel yang menunjukkan bahwa field yang menjadi kunci tersebut tidak bisa diisi dengan data yang sama, atau dengan kata lain Primary key menjadikan tiap record memiliki identitas sendiri-sendiri yang membedakan satu sama lainnya (unik).“Foreign key” adalah satu attribute yang melengkapi satu relationship yang menunjukan ke induknya, dengan kata lain keduanya saling berkaitan. pengertian lain ;
Foreign key : merupakan sembarang atribut yang menunjuk kepada primary key pada tabel lain.
4. Validation Rule
Validation Rule adalah syarat
yang harus terpenuhi agar data dapat dimasukkan/disimpan di dalam database.
Penerapan validation rule bertujuan untuk mencegah kesalahan pengisian data ke database.
Validation rule dapat diterapkan pada field maupun pada tabel.
Penerapan validation rule bertujuan untuk mencegah kesalahan pengisian data ke database.
Validation rule dapat diterapkan pada field maupun pada tabel.
A. Berikut adalah contoh-contoh
Validation pada Field
Syarat Data
|
Rumus Validation Rule pada
Field
|
Penjelasan
|
Hanya menerima huruf saja (a – z).
|
Is Null OR Not Like “*[!a-z]*”
|
Semua karakterselain huruf a-z (kapital dan tidak)
ditolak.
|
Hanya menerima angka (0 – 9) saja
|
Is Null OR Not Like “*[!0-9]*”
|
Semua karakter selain 0-9 ditolak (Decimal dan tanda negatif
ditolak.)
|
Hanya menerima huruf dan spasi
|
Is Null Or Not Like “*[!a-z OR "" ""]*”
|
Selain huruf dan spasi ditolak.
|
Hanya menerima huruf dan angka saja
|
Is Null OR Not Like “*[!((a-z) or (0-9))]*”
|
Selain huruf dan angka ditolak
|
Harus terisi 8 karakter
|
Is Null OR Like “????????”
|
tanda tanya mewakili 1 karakter.
|
Harus terisi tepat 4 digit angka
|
Is Null OR Between 1000 And 9999
|
Jika type fieldnyanumber
|
Is Null OR Like “####”
|
Jika type fieldnya text.
|
|
Hanya menerima bilangan positif
|
Is Null OR >= 0
|
Cukup jelas
|
tidak boleh lebih dari 100%
|
Is Null OR Between -1 And 1
|
100% adalah 1. Jika presentase negatif tidak diijinkan, maka -1
diganti 0.
|
Tanggal tidak boleh lebih dari saat ini.
|
Is Null OR <= Date()
|
cukup jelas
|
Alamat Email
|
Is Null OR ((Like “*?@?*.?*”) AND
(Not Like “*[ ,;]*”)) |
Setidaknya terdiri dari 1 karakter, @,minimal 1 karakter lagi,
titik, minimal 1 karakter lagi. Spasi, koma, titik koma tidak diijinkan.
|
Terbatas pada karakter tertentu
|
Is Null OR “L” Or “P”
|
Hanya huruf L dan P saja
|
Is Null OR IN (1, 2, 4, 5)
|
operator IN dapat menggantikan OR
|
|
Yes/No/Null field
|
Is Null OR 0 or -1
|
filed bertype Yes/No diAccess tidak dapat diisi null
seperti pada database lain. Untuk mensimulasikan Yes/No/Null, gunakan field
bertype number (size Integer)(Accessmengasumsikan 0 sebagai False, and
-1 sebagai True.)
|
B. Validation Rule
pada Table
Pada saat berada di tampilan
design table, buka Properties Box, Anda akan melihat Validation Rule yang lain. Ini adalah validation rule
untuk table.
Validation rule ini diterapkan
setelah semua field dimasukkan, sebelum record ini tersimpan (1 record =
satu baris data).
validation rule ini akan membandingkan nilai dari beberapa field. Bisa juga validasi dilakukan sampai saat terakhir sebelum record disimpan.
validation rule ini akan membandingkan nilai dari beberapa field. Bisa juga validasi dilakukan sampai saat terakhir sebelum record disimpan.
Contoh:
Syarat
|
Validation Rule untuk
Table
|
Penjelasan
|
Tanggal selesai tidak boleh sebelum tanggal mulai.
|
([TglMulai] Is Null) OR
([TglSelesai] Is Null) OR ([TglMulai] <= [EndDate]) |
Syarat terpenuhi jika kedua field tanggal dikosongkan.Atau
tanggal mulai harus sebelum atau sama dengan tanggal selesai.
|
Jika field1 terisi, maka field2 juga harus terisi.
|
([Field1] Is Null) OR ([Field2] Is Not Null)
|
Syarat terpenuhi jika Field1kosong; filled in. atau
field2 juga terisi.
|
hanya salah 1 field saja yang boleh terisi
|
([Field1] Is Null) XOR ([Field2] Is Null)
|
XOR adalah exclusive OR.
|
VALIDATION TEXT
Validation Text, yaitu
properties yang digunakan untuk menampilkan pesan error buatan sendiri ketika
data yang diinput tidak memenuhi nilai validasi yang telah disetting pada
properties Validation Rule.
Pengertian Query
Query adalah bahasa
SQL (Structured Query Language) yang ditampilkan dalam bentuk visual, yang
dapat digunakan untuk melihat, memodifikasi dan menganalisa data dengan
berbagai jalan yang berbeda. Query dapat juga digunakan sebagai sumber data
(record source) untuk object form, report dan page. Dengan query, kita dapat
mengolah data dalam banyak tabel menjadi satu informasi yang kita inginkan.